2026 AI 업무 시스템 구축법: 정보 정리부터 스킬까지 5단계 가이드

핵심 메시지

• AI는 풍부한 맥락을 줄 때 가장 잘 작동하는데, 정보가 여러 곳에 흩어져 있으면 쓸 때마다 처음부터 다시 시작하는 셈이다.
• 첫 과제는 새 AI 도구 학습이 아니라 흩어진 정보를 실제로 쓰게 되는 하나의 단순한 시스템으로 만드는 것이다.
• 지시·목소리·참고자료·예시·노트의 다섯 폴더로 '정보 계층'을 만들면 어떤 AI를 가리켜도 같은 방식으로 작동한다.
• 프롬프트는 평이한 언어로 지시하면 되고, 진짜 힘은 반복 업무를 SOP로 만든 '스킬'에서 나온다.
• 노트 폴더에 배운 것을 모아 주기적으로 시스템에 반영하면, 도구가 아니라 나만의 사고방식이 쌓여 진짜 경쟁력이 된다.

쉽게 이해하기

발표자는 많은 사업자의 정보가 슬랙·노션·구글 드라이브, 그리고 머릿속에 흩어져 있다는 데서 출발한다. AI는 맥락이 풍부할수록 잘 작동하지만 그 맥락이 열 군데에 흩어져 있으면 매번 백지에서 시작하는 것과 같다며, 처음부터 세팅한다면 따를 5단계 시스템을 제시한다.

1단계는 정리다. 그가 '정보 계층'이라 부르는 폴더·파일 구조로, 모든 것을 다섯 폴더에 둔다. 일하는 방식을 담은 instructions, 글투를 담은 voice, 원자료와 SOP의 references, 본받을 좋은 예시의 examples, 그리고 마지막에 다룰 핵심인 notes다. voice 폴더는 영상·팟캐스트 대본 대신 실제로 쓴 글로 채워야 말투가 아니라 글투를 학습한다고 강조한다.

2단계는 이 구조에 하나의 '집'을 주는 것이다. 그는 평문 마크다운 파일을 컴퓨터에 두는 옵시디언(Obsidian)을 쓴다. 플랫폼에 종속되지 않고 데이터를 직접 소유하며, 마크다운은 AI 모델이 가장 잘 읽는 형식이기 때문이다. 팀이 있다면 옵시디언 볼트를 구글 드라이브(데스크톱 앱)와 동기화해 모두가 같은 중심 저장소를 쓰게 한다.

3단계는 그 저장소에 AI를 붙이는 것이다. 그는 VS Code 안에서 Cloud Code를 옵시디언 볼트(저장소)에 직접 연결한다. AI가 모든 파일·폴더를 직접 보므로 질문하기 전부터 비즈니스를 이미 안다. 여기에 MCP로 새 도구를 꽂아 능력을 확장하는데, 이미지·영상·광고 크리에이티브를 생성하는 Higsfield MCP를 클로드에 연결하면 클로드가 '두뇌', Higsfield가 '손' 역할을 한다고 설명한다.

4단계는 프롬프트와 스킬이다. 프롬프트는 평이한 말로 지시하면 되고, 진짜 힘은 스킬에서 나온다. 스킬은 비즈니스에서 반복하는 일을 위한 SOP로, instructions 폴더 안에 둔다. instructions는 색인처럼 '뉴스레터를 쓸 때는 newsletter 스킬을 따르라'고만 가리키고, 실제 절차는 별도 스킬 문서에 담는다. 5단계는 notes 폴더를 주기적으로 시스템에 접어 넣어, 설정해 둔 정적 시스템이 사용자와 함께 계속 똑똑해지게 만드는 것이다.

주요 인사이트

• 도구나 모델이 아니라 그 밑에 깔린 '정보'가 오래 가는 핵심이며, 도구와 모델은 바뀌어도 잘 짜인 시스템은 남는다.
• 정보 계층은 기술적인 것이 아니라 그냥 폴더와 파일 구조여서, 어떤 AI를 가리켜도 동일하게 작동하고 특정 플랫폼에 묶이지 않는다.
• instructions 파일은 회사의 직원 핸드북 개요에, 각 스킬은 특정 업무를 위한 상세 SOP에 비유된다. 핸드북이 어떤 SOP를 따를지 알려 주고 SOP가 실행 방법을 알려 준다.
• voice 폴더에는 실제로 쓴 블로그·이메일을 넣어야 한다. 대부분의 사람은 말하는 방식과 쓰는 방식이 크게 다르기 때문이다.
• 5단계의 핵심은 나만의 사고방식·프레임워크·일하는 방식이 시스템에 쌓이는 것으로, 도구는 누구에게나 같지만 이 부분은 아무도 복제할 수 없는 진짜 경쟁력이 된다.

자주 묻는 질문

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