비즈니스 AI 활용 5단계 — 검색기처럼 쓰는 단계에서 벗어나 업무를 자동화하는 법

핵심 메시지

• AI가 쓸모없게 느껴지는 이유는 도구 성능이 아니라, 내 일이 어떻게 굴러가는지를 AI에게 가르치지 않았기 때문이다.
• 1단계는 매번 백지에서 시작하는 '검색기' 수준이다. 반복 업무 하나를 골라 30일간 매일 AI로 처리하는 습관부터 만든다.
• 2단계의 핵심은 업무 지식을 통째로 쏟아내 프로젝트 형태의 작업 공간에 올려두고, 결과물이 내 목소리와 구분되지 않을 때까지 다듬는 것이다.
• 3단계는 자동화 단계지만 한 번에 다 자동화하지 말고 워크플로를 먼저 문서로 그린 뒤 하나만 만들고, 사람이 승인할 지점을 미리 정한다.
• 4·5단계에서는 나만 할 수 있는 20%를 정의해 나머지를 시스템에 넘기고, 나아가 그 시스템을 설계하는 역할로 옮겨간다.

쉽게 이해하기

발표자는 많은 사업자가 챗봇에 이메일 초안이나 요약을 맡기면서 자신이 앞서 있다고 착각한다고 지적한다. 그러나 AI를 쓰는 것과 AI가 내 사업을 위해 일하게 만드는 것은 전혀 다른 문제이며, 결과가 늘 일반적인 답에 머무는 이유는 AI가 그 사업을 모르기 때문이라는 것이다. 그는 현재 위치를 진단할 수 있도록 활용 수준을 다섯 단계로 나눈다.

1단계는 '구글러'다. 요약, 아이디어 브레인스토밍, 짧은 이메일 초안처럼 쓸 때마다 처음부터 다시 시작하는 단계다. 여기서 할 일은 세 가지다. 반복 업무 하나를 골라 30일간 매일 AI로 처리하고, 음성 입력을 써서 타이핑 대신 말로 대화하듯 지시하고, AI에게 '뉴스레터 초안 담당' 같은 구체적인 직함을 부여하는 것이다.

2단계는 '빌더'다. AI가 하루 일과에 들어와 시간을 아껴주지만 결과물이 60~70% 수준에 그쳐 매번 손으로 고치게 되는 단계다. 해법으로 그는 '비즈니스 브레인 덤프'를 권한다. 프레임워크, 고객이 쓰는 표현, 문체, 이상적인 고객상까지 직원이 알아야 할 모든 것을 말로 쏟아내되, 막막하면 AI에게 나를 인터뷰해 달라고 요청하라는 것이다. 이 내용을 프로젝트 작업 공간에 올려두면 매 대화가 백지가 아닌 내 맥락에서 시작한다.

3단계는 '자동화 담당'이다. 여기서 흔한 실패는 모든 것을 한꺼번에 자동화하려다 아무것도 완성하지 못하는 것이다. 그는 가장 반복적이고 소모적인 업무 하나를 고른 뒤 화면을 녹화하며 절차를 말로 설명하고, 그 스크립트를 AI에게 넘겨 절차로 삼으라고 권한다. 다만 만들기 전에 트리거부터 완료 조건까지 워크플로를 먼저 적어야 하며, 사람에게 설명할 수 없는 절차라면 에이전트도 이해하지 못한다는 것이 그의 원칙이다.

4단계 '운영자'와 5단계 '설계자'는 역할의 문제다. 4단계에서는 일정을 감사해 내가 아니어도 되는 80%를 찾아내고, 오직 나만 할 수 있는 일을 구체적으로 적어 나머지를 시스템에 넘긴다. 5단계는 발표자 스스로도 대부분은 아직 도달하지 못한 지향점이라고 말하는 단계로, 사업이 시스템 위에서 돌아가며 그 설계 역량 자체가 새로운 수입원이 되는 상태다.

주요 인사이트

• 단계를 가르는 기준은 도구의 최신성이 아니라 맥락의 축적이다. 같은 모델을 써도 내 업무 지식이 쌓인 작업 공간에서 시작하면 결과가 달라진다.
• 발표자는 결과물 품질 목표를 수치로 제시한다. 손으로 고쳐야 하는 60~70%를 85~95%까지 끌어올리는 것이 2단계의 성공 기준이다.
• 자동화에서 가장 먼저 정할 것은 도구가 아니라 사람이 개입할 지점이다. 내부용은 느슨하게 두더라도 고객이나 청중에게 나가는 산출물은 반드시 승인 절차를 거치라고 강조한다.
• 업무를 시작할 때마다 '이건 AI가 도울 수 있나, 아니면 통째로 맡길 수 있나'를 메모하는 습관만으로도 넘길 수 있는 일의 규모가 드러난다.
• 그가 만난 대부분의 사람은 1~2단계에 머물러 있으며, 판을 바꾸는 한 걸음은 업무 지식을 쏟아내 AI에게 내 사업을 가르치는 일이라고 말한다.

자주 묻는 질문

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